Saviez vous qu’il est possible de perdre du temps avec une entreprise automatisée ? En effet, l’automatisation, comme toute chose, doit respecter un certain nombre de règles. Si celles-ci ne sont pas respectées, vous courrez droit au désastre. J’ai découvert ces règles tout au long de mon parcours d’ingénieur et je souhaite vous les partager. Voyons ensemble les 11 commandements de l’automatisation.

En cas de nécessité, tu automatiseras

Automatiser son entreprise en ligne permet de gagner du temps, de l’argent et se simplifier la vie (et c’est d’ailleurs le slogan de ce blog). Cela vous permettra non seulement d’aller plus vite, mais aussi de déléguer complètement tout un tas de tâches. Vous permettant ainsi de vous focaliser sur les tâches essentielles inhérentes à votre activité.

Néanmoins, il arrive fréquemment “d’automatiser pour automatiser“, ce qui n’est pas une bonne chose en soi, je m’explique. Je suis personnellement convaincue qu’une entreprise doit avoir un sens pour survivre et croître, répondre à un besoin.

L’automatisation doit respecter ce même besoin pour votre entreprise. Ce sera, dans votre aventure, l’un de vos plus importants leviers pour vous développer. Cela aura le même effet que d’embaucher du personnel, même si c’est moins cher (à première vue).

Avec cette nouvelle prise de recul, avons-nous vraiment besoin de :

  • Mettre en place d’un système de gestion de tâche si une page A4 sur votre bureau suffit pour 1 mois ?
  • Souscrire à des offres de logiciels Premium lorsque la version Basique répond déjà à votre besoin ?
  • Créer un système complet de gestion et d’envoie de contrat, quand un copier/coller remplit déjà 80% du travail ?

Je considère que, dans le cadre d’une entreprise, une embauche ne doit avoir lieu que lorsque ce est nécessaire et qu’il est de notre devoir de comprendre les tenants et aboutissants de la tâche à effectuer/automatiser. Cela permet de garder le contrôle de son entreprise.

Prenons un exemple plus parlant : si vous êtes déjà en activité tout comme moi, vous savez qu’il est préférable de faire appel à un expert comptable. Néanmoins, une fois que le comptable créer, envoie ou publie des documents, c’est en votre nom et vous en avez l’entière responsabilité. Raison pour laquelle nous devons êtres en mesure de comprendre (dans les grandes lignes) chacun de ces documents. Dans le cadre de l’automatisation, c’est la même chose, vous devez comprendre les grandes lignes de la tâche automatisée.

Dans ce sens, posez-vous un instant avant d’automatiser pour répondre à ces questions ?

  • Est-ce que l’automatisation que je souhaite faire à du sens ?
  • Quels seront les impacts de cette automatisation ?
  • Est-ce que cela me permet de gagner en contrôle ou est-ce que cela m’en fait perdre ?

De la valeur, ton système apportera

Automatiser son entreprise en ligne a pour principal objectif créer de la valeur, non seulement pour vous, mais aussi pour vos clients. Je tiens à insister sur ce point : dans votre aventure, l’automatisation sera l’un de vos plus importants leviers pour vous développer. Cela aura encore un fois : le même effet que d’embaucher du personnel !

Par exemple, cela pourra avoir les avantages suivants :

  • Étendre votre présence en ligne (ex : en partageant votre contenu sur les réseaux sociaux)
  • Rentrer en contact avec vos visiteurs (ex : en récoltant leurs contacts)
  • Continuer d’apporter de la valeur sans être présent physiquement (ex : en créant une séquence de mail pour de nouveaux inscrits à votre mailing liste, envoie de colis, etc.)
  • Récolter de données automatiquement (ex : en installant un système d’analyse automatique)
  • Vous assurer d’envoyer tous les documents au cours d’un processus (ex : en envoyant automatiquement un contrat type à vos clients, les factures, des courriers, etc.)

Mais cela aura aussi des avantages pour vos clients :

  • Rentrer en contact plus facilement avec vous (ex : à l’aide d’un formulaire de contact)
  • Bénéficier de votre contenu en ligne 24h/24 (ex : à l’aide d’un blog par exemple)
  • Obtenir vos produits même si vous n’êtes pas disponible (ex : avec un système de distribution)
  • Prendre RDV avec vous sans avoir à vous déranger (ex : avec un agenda en ligne)
  • Payer pour vos produits ou services en ligne (ex: avec Paypal ou équivalent)

Pour savoir si cela vous apporte effectivement de la valeur, répondez aux questions suivantes :

  • Est ce que rend les choses plus simples ou plus complexes pour moi et mes clients ?
  • La valeur que cela m’apporte en vaut-il le temps de la mise en place ?

Nous avons donc vu les impacts positifs, mais cela n’est pas toujours ainsi… Ce serait trop bien ! 😀

Les éléments perturbateurs, tu arrêteras

Je reviens une nouvelle fois sur ma description : automatiser a le même effet que d’embaucher du personnel ! Mais que se passerait-il si la personne que vous embauchez apportait plus de côtés négatifs que de côtés positifs ? C’est un aspect qui n’est que très rarement pris en compte dans le domaine de l’automatisation. Et pourtant, il m’arrive de ne pas recommander certains outils si ceux-ci créeront plus de côtés négatifs que l’inverse.

Un exemple sera plus pratique. Je souhaite : “recevoir automatiquement une notification sur mon téléphone lorsque je reçois un message sur mon site“.
Prenons deux contextes différents :

  1. Nous sommes en début de croissance, nous recevons 2 à 3 messages par semaine et il nous arrive de voir nos messages un peu tard (plus de 48 de délai parfois, car nous sommes en prospection cette semaine). Dans ce cas, il est très utile de recevoir une notification à l’arriver d’un nouveau message pour être réactif. Plutôt que de vérifier ses mails 10 fois par jours.
  2. Notre valeur attire de plus en plus de personnes et le nombre de message (à l’origine de trois par semaine) passe à une moyenne de 17 par jours. Votre téléphone commence donc à sonner chaque heure jour comme nuit. Vous interrompant sans cesse pendant votre travail.

La question est donc : est-ce que cette automatisation a toujours lieu d’être dans le deuxième cas ? Non
Il faudra arrêter cette automatisation et trouver un système plus pertinent pour votre cas, tel qu’un gestionnaire de tâche qui se remplit automatiquement à la réception d’un message, avec une notification par jour contenant le nombre de messages en attente.

Pour résumer : nouveau besoin = nouvelle automatisation

Afin de savoir quand le moment est venu d’arrêter une automatisation, posez-vous les questions suivantes :

  • Est-ce que l’automatisation est encore sous contrôle ?
  • Est ce que rend les choses plus simples ou plus complexes pour moi et mes clients ?
  • Est-ce que l’automatisation ne rend pas les choses plus compliquées ?

Aux outils, tu te formeras

Il n’est pas nécessaire d’être ingénieur en informatique pour créer son propre système. Néanmoins, cela demande de connaître les fondamentaux et cela ne s’improvise pas. Comme vous avez du le remarquer, il existe un très grand nombre d’outils sur le marché répondant à des besoins extrêmement divers. Le nombre d’outils disponibles ne cessant d’augmenter d’année en année.

Je rencontre néanmoins deux types de personnes face à cette réalité :

  • Celles qui ne savent pas qu’il est possible d’automatiser certaines tâches
  • Celles qui sont perdues dans ce vaste panel d’outils

Dans chacun des cas, j’invite mes clients à se former sur ce qui est possible, puis à se former à l’utilisation des outils. Cela dans le but de savoir ce qui peut être automatisé et de pouvoir configurer eux-même leurs outils, afin d’avoir des résultats encore plus efficace sur le long terme.

L’objectif de ce blog est de mettre à disposition des indépendants et des entreprises, les informations incontournables dans le choix et la prise en main de ses outils. J’accompagne aussi directement mes clients vers ce même objectif.

Sous le couvert de phrase comme “ce n’est pas mon domaine, je délègue tout“, je tiens tout à bord à féliciter cette habitude, mais je tiens à préciser que cela ne vous empêche pas de vous former pour comprendre. Que cela ne vous intéresse pas, je peux comprendre (je retrouve cela chez beaucoup de mes clients), vous aurez bien des outils en place, il vous faudra faire appel à quelqu’un de formé. Mais par la même occasion, sans compréhension globale, vous abandonnez le contrôle de votre activité à cette personne. C’est à mon goût dangereux.

Note : c’est un rôle que je prends auprès de plusieurs de mes partenaires et clients. Pour cette raison, je m’efforce de les former afin qu’ils ne soit pas dépendants techniquement de moi et qu’ils restent autonomes dans leur activité.

Pour vous assez assurer d’être assez formé, il vous suffit de vous poser les questions suivantes :

  • Est-ce que j’ai besoin d’un intermédiaire pour une modification mineur ?
  • Est-ce que je comprends dans les grandes lignes ce que font mes outils ?

Pas à pas, tu automatiseras

L’un des pièges les plus répandus dans le domaine de l’automatisation est de vouloir trop automatiser dès le début. Cela peut paraître évident à premier abord : plus nous automatisons, plus nous gagnons du temps. Certes. Mais nous transgressons rapidement  le premier commandement, est-ce que cela a du sens ? Et le second commandement, est-ce que cela apporte réellement de la valeur d’automatiser maintenant ?

Voici une citation dont je ne me rappelle plus l’origine, mais qui m’a beaucoup touché :

Tout ce que vous ne pourrez plus faire à grande échelle plus tard, faites le maintenant.

Dans un contexte, cela pourrait être. Tant que :

  • vous avez moins de 50 personnes dans votre mailing liste, vous pouvez les contacter un par un pour leur poser des questions
  • vous n’avez qu’un partenaire, vous pouvez prendre un café avec lui directement
  • vous avez une petite communauté, prenez le temps de répondre à tous les messages et d’échanger avec eux
  • etc.

Il serait dommage de tout de suite automatiser ces aspects de votre activité, car cela vous empêcherait de créer beaucoup de valeur pour vous et vos prospects.

Dans ce sens, étant une activité en pleine croissance (il vous faut de l’eau… *Euh pardon, réflexe), prenez garde de ne pas sauter certaines étapes incontournables.

Par le plus simple, tu commenceras

Vous avez désormais défini quels sont les aspects de votre entreprise que vous souhaitez automatiser. Sachant que chaque nouvelle automatisation apportera de nouvelles fonctionnalités que vous pourrez oublier (dans 90 % des cas), il est préférable de commencer par les plus simples.

Cela permet de voir les changements de manière progressive et de vous habituer à la mise en place d’outils.

Dans le cas contraire, cela pourrait créer de la perte de contrôle, car il y aura un faussé entre votre compréhension du système et vos compétences.

Prenons un exemple, il est plus intéressant dans un premier temps de :

  • commencer par “partager vos nouveaux contenus sur les réseaux sociaux” que de créer “un effet boule de neige entre chaque réseau social“.
  • d’envoyer un mail avec des instructions standards” que de mettre en place “un mécanisme complet de ciblage en web marketing
  • Répondre à vos mails directement depuis votre boîte emails” plutôt que de “connecter vos adresses email à un gestionnaire de tâches

Cela permet de garder un système simple, répondant à de réels besoins et étendu de manière progressive. Car, nous en arrivons au prochain commandement…

La complexité, tu éviteras

Rien de pire qu’un système que l’on ne comprends plus, mais qui fait tout un tas d’actions à notre place. Si vous en arrivez à ne plus savoir quand se passe quoi, c’est que vous avez créé un Monstre !!! Euh, non, un système trop complexe. 🙂

Dans ce sens, je vous invite clairement à revenir sur les premiers commandements afin de n’installer que les outils nécessaires, les plus simples et cela de manière progressive. Car c’est en effet à ce stade, que des automatisations (inter-connectées entre-elles parfois) peuvent vous faire obtenir l’effet inverse de celui escompté : vous faire perdre du temps !

Si vos automatisations :

  • font des actions erronées, il vous faudra les corriger
  • envoient des informations par erreur ou l’inverse, il faudra vous expliquer
  • ne fonctionnent plus, car non entretenues, il faudra l’assumer (ex : les systèmes de sauvegardes, j’en reparlerai plus bas)

Une vue d’ensemble, tu garderas

Vous avez commencé à créer votre système et celui-ci est resté simple, c’est super. Néanmoins, des petites actions simples par ci, quelques petites actions simples par là, et nous obtenons en quelques mois des centaines d’actions.

Afin de vous assurer que votre système vous serve toujours au mieux, il vous faudra toujours garder une vue d’ensemble. Je reprendrai la comparaison que j’ai faites dans les premiers commandements pour appuyer mes dires : automatiser a le même effet que d’embaucher du personnel.

Donc trouveriez-vous normal de ne pas savoir ce que font chacun de vos employer et comment ceux-ci collaborent ?

Si vous n’êtes pas en mesure d’y répondre, prenez une feuille de papier A4 et faites un schéma avec votre éco-système et placez-y chacune de vos automatisations. C’est exactement de cette manière que je procède avec mes clients pour avoir une vue d’ensemble des systèmes que je propose pour répondre à leurs besoins.

Le comportement de ton système, tu contrôleras

Je souhaite vous parler d’une de mes clientes. Celle-ci m’a indiqué qu’elle recevait un mail précisant que certaines sauvegardes automatiques indiquaient qu’elles avaient échoué. En regardant son sytème, je me suis rendu compte que son système de sauvegarde ne fonctionnait plus depuis 6 mois, car l’espace de stockage (où étaient entreposées les sauvegardes) était saturé.

Cela signifiait que du jour au lendemain, un problème sur sa base de données aurait pu se solder par une perte de données de 6 mois. Tout ça, car un partie de son système ne fonctionnait plus correctement.

L’automatisation, fonctionne comme une voiture, cela vous permet d’être assis dans un cockpit et de faire de grande distance plus facilement. Mais il faut surveiller votre tableau de bord, celui-ci vous donne des informations capitales sur l’état de votre système. Et cela vous indique quand vous avez besoin de changer l’huile du moteur, sinon, c’est le garage assuré.

Comme pour une voiture, il y a :

  • des voyants verts pour dire que tout va bien,
  • des voyants oranges pour dire qu’il faudrait jeter un oeil
  • et des voyants vous indiquant que la panne est imminente

Contrôlez votre système, afin que celui-ci reste opérationnel tout au long de votre voyage.

Les coûts variables, tu analyseras

Nous en arrivons à l’avant-dernier commandement et pas des moindre, le suivi des coûts. Lors d’un projet au sein d’une équipe, l’entreprise avait décidé d’utiliser un service en ligne à coût variable (plus le service était utilisé, plus cela coûtait cher). Néanmoins, le projet était mal configuré et a généré un coût de plusieurs milliers d’euros que l’entreprise n’a pas supporter. Après de longues négociations, l’entreprise n’a pas eu d’autres choix que de récupérer toutes ses données dans un délai de 24h avant la coupure du service.

Résultat de l’histoire, des problèmes avec un partenaire, du temps de perdu et surtout beaucoup de stress. Il est donc important de bien choisir les outils que l’on souhaite utiliser.

Cela me rappelle aussi une autre cliente qui repoussait au maximum le moment de vendre des produits, tandis que son site continuait de croitre. Le problème, c’est qu’un système qui croît consomme plus et coûte de ce fait plus cher. Il était donc urgent de développer son système d’encore un cran pour le rendre autonome financièrement.

A votre rythme, votre système grandira

Nous voici sur le dernier et le plus important des commandements. Le fait d’automatiser votre entreprise en ligne est un processus. Celui-ci ne sera jamais définitif et continuera d’évoluer en même temps que votre activité. Croire qu’une fois installer, c’est pour la vie est donc une idée reçue. N’ayez donc pas peur d’oublier quelque chose, il sera toujours temps de le rajouter ultérieurement.

Dès que vous ressentez un nouveau besoin, vous pouvez voir ce qu’il est possible de faire de manière automatique en respectant les précédents commandements.

 


Je ne peux que vous souhaitez la bienvenue dans le monde de l’automatisation !
Et vous ? avez-vous eu des expériences intéressantes avec l’automatisation de votre activité ? Partagez-les dans les commentaires 🙂

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